Régie d'avance
Qu’est-ce qu’une régie d’avance ?
Une régie d’avance est la possibilité légale de déplacer une petite partie des avoirs bancaires de la coopérative scolaire vers le compte personnel d’un enseignant de l’école.
Pour quoi faire ?
Bien souvent, l’enseignant de la classe souhaite acheter ce qui lui est nécessaire pour de micro-projets liés à la vie de sa classe : papier, perles, farine, sucre, etc. Deux solutions s’offrent alors à lui :
- Soit il fait effectue ces achats et demande un remboursement a posteriori à la coopérative ; dans ce cas, l’enseignant fait l’avance des fonds, et bien souvent va solliciter des remboursements qu’il a cumulés.
- Soit une régie d’avance lui a été attribuée en conseil de coopérative, et la coopérative lui a fait une avance de fonds qu’il a encaissée sur son compte personnel pour la sécuriser ; c’est le principe de la régie d’avance.
Comment ?
En début d'année scolaire
Le conseil de coopérative décide de mettre en place les régies d’avance. Au cours de ce conseil sont décidés :
- La somme donnée à chaque classe. La régie d’avance ne doit pas dépasser 150 € par classe et peut être renouvelée une fois dans l'année.
- Le processus adopté en cas de besoin de dépassement de cette somme : le remboursement par la coopérative et jusqu’à quel montant.
- Le mandataire de la coopérative émet les chèques bancaires au nom de l’enseignant et lui fait remplir le document « Versement de régie d’avance ». Ce document lui sert de pièce justificative et est à conserver.
Au cours de l'année scolaire
L’enseignant :
- encaisse le chèque sur son compte personnel
- règle ses petites dépenses pour sa classe avec ses moyens de paiement personnels (chèque, liquide ou carte bancaire).
- doit gérer sa régie d’avance. Pour cela il s’engage à tenir une mini-comptabilité sur le "relevé de pièces comptables" et garder la trace de chacun de ses achats (facture au nom de la coopérative, tickets de caisse...). Bien entendu, ces achats sont destinés à des activités éducatives et non pas à l'achat de manuels, fichiers...
En fin d’année :
- L’enseignant rend au mandataire le "relevé de pièces comptables" et toutes les pièces justificatives de ses dépenses.Ces documents seront conservés comme pièces justificatives.
- Le mandataire contrôle si toutes les pièces justificatives sont présentes et si les montants déclarés correspondent.
- Si toute la régie d’avance n’a pas été dépensée, l’enseignant fait un chèque du solde de sa régie à la coopérative.
- Si le montant dépensé est supérieur à la somme confiée en régie d’avance, le mandataire se réfère à la décision prise en conseil de coopérative de début d’année concernant les dépassements de régie afin de savoir s’il rembourse la différence ou pas.
- Le mandataire intègre la régie d’avance de la classe dans Retkoop et procède à la ventilation.