Toutes vos questions, toutes nos réponses

Cette foire aux questions est destinée aux enseignant.e.s et aux mandataires des coopératives OCCE.

Toute l'équipe de Association Départementale du Lot (OCCE46) se tient également à votre disposition pour tous renseignements complémentaires.

• Au constat d’une anomalie dans les comptes de la coopérative, dois-je en avertir l’OCCE ?

  Oui, plus vite le problème sera résolu, mieux la coopérative fonctionnera. Ne jamais oublier que le mandataire est responsable de la bonne gestion de sa coopérative.

• Quel extrait bancaire doit être fourni pour la validation du CRF ( compte rendu financier) ?

  Les comptes de la coopérative doivent être arrêter au 31/08. Par conséquent, l’extrait de compte bancaire fourni doit encadrer le 31 août soit l’extrait reçu début septembre s’il y a eu des opérations en août .Il faut savoir que les banques n’envoient les extraits bancaires mensuels que si le compte a été mouvementé durant le mois concerné. Dans le cas contraire, le mandataire doit fournir les extraits précédants et suivants cette date.

• L’OCCE dispose-t-elle d’un droit permanent de vérification des comptes de la coopérative ?

  Oui, à tout moment, l’OCCE peut effectuer une vérification de la comptabilité d’une coopérative. L’OCCE est elle-même dans l’obligation par rapport au Commissaire aux comptes d’effectuer 10 % de contrôle sur place et sur pièces de la comptabilité des coopératives affiliées.

• Que doit faire un mandataire lorsqu’il part en retraite ou en cas de mutation ?

  Le mandataire ne doit pas quitter son poste sans être à jour de ses obligations statutaires vis-à-vis de l’OCCE (comptabilité de l’année clôturée au 31 août et CRA ) et indiquer le lieu précis de stockage des documents de la coopérative.

• Le mandataire peut-il ouvrir un compte d’épargne ou de placement pour sa coopérative

    Non,il ne peut pas ouvrir un compte d’épargne ou de placement (livret A). Le mandataire n'est pas le titulaire du compte de la coopérative. 

• Qui sont les vérificateurs aux comptes ?

  La réunion de la commission de contrôle des comptes est obligatoire, statutaire. Elle est composée de 2  à 4 personnes qui n’ont pas tenu la comptabilité et ne sont pas mandataires (collègue enseignant, AESH, secrétaire de mairie, parent d’élève...). La signature de ces personnes engage leur responsabilité. Elle se réunit avant le 30 septembre qui suit la clôture des comptes . Elle a obligation de discrétion et de réserve par rapport aux documents qu’ils étudient.

• Un enseignant a réglé un achat avec un moyen de paiement personnel. Peut-il se faire rembourser ?

  Oui. L’enseignant peut se faire rembourser, sur présentation d’une facture à l'ordre de la coopérative scolaire et à condition qu’il ait été mandaté par le conseil de coopérative pour engager cette dépense.

• À partir de quelle somme faut-il produire une facture ?

  Pour tout paiement, il est impératif de produire un justificatif sous la forme d‘une facture qui doit comporter un minimum de renseignements : nature du produit acheté, date, nom du magasin, somme détaillée et mode de paiement.Le ticket de caisse doit rester l’exception.

• Le mandataire peut-il avancer de l'argent à un enseignant ?

  Non, sans formalisation

  Oui, jusqu’à hauteur de 100 euros (plafond conseillé) dans le cadre d'une régie d’avance.

  Cette avance nécessite un document écrit attestant de la somme engagée signé par les deux parties (l’enseignant et le mandataire). Cette somme pourra être déposée sur le compte bancaire de l’enseignant, légalement. Il pourra utiliser le moyen de paiement de son choix.

  L’enseignant s’engage à rendre tous les justificatifs de dépenses, ainsi que le reliquat de la somme avancée.

• Les factures peuvent-elles être libellées au nom d'un enseignant ?

  Non. Les factures doivent être libellées au nom de la coopérative. Elles ne peuvent être libellées ni au nom du mandataire, ni au nom de l’école, ni au nom de la mairie, ni au nom du directeur. Le matériel acheté doit figurer au registre d’inventaire de la coopérative.