Cette foire aux questions est destinée aux enseignant.e.s et aux mandataires des coopératives OCCE.
Toute l'équipe de Association Départementale du Lot (OCCE46) se tient également à votre disposition pour tous renseignements complémentaires.
L'achat de biens durables enregistré en compte 6800 ne concerne que les achats de valeur et d'une durée de vie supérieur à un an. Ces biens sont à enregistrer dans le cahier d'inventaire. Ils doivent être déclarés hors service dans le cahier d'inventaire lorsque le matériel devient inutilisable.
Oui, plus vite le problème sera résolu, mieux la coopérative fonctionnera. Ne jamais oublier que le mandataire est responsable de la bonne gestion de sa coopérative.
Les comptes de la coopérative doivent être arrêtés au 31/08. Par conséquent, l’extrait de compte bancaire fourni doit encadrer le 31 août soit l’extrait reçu début septembre s’il y a eu des opérations en août. Il faut savoir que les banques n’envoient les extraits bancaires mensuels que si le compte a été mouvementé durant le mois concerné. Dans le cas contraire, le mandataire doit fournir les extraits précédants et suivants cette date.
Oui, à tout moment, l’OCCE peut effectuer une vérification de la comptabilité d’une coopérative. L’OCCE est elle-même dans l’obligation par rapport au Commissaire aux comptes d’effectuer 10 % de contrôle sur place et sur pièces de la comptabilité des coopératives affiliées.
Le mandataire ne doit pas quitter son poste sans être à jour de ses obligations statutaires vis-à-vis de l’OCCE (comptabilité de l’année clôturée au 31 août et CRA ) et indiquer le lieu précis de stockage des documents de la coopérative. Le mandataire reste responsable de sa gestion jusqu'à validation des comptes par l'OCCE.
Non,il ne peut pas ouvrir un compte d’épargne ou de placement (livret A). Le mandataire n'est pas le titulaire du compte de la coopérative.
La réunion de la commission de contrôle des comptes est obligatoire, statutaire. Elle est composée de 2 à 4 personnes qui n’ont pas tenu la comptabilité et ne sont pas mandataires (collègue enseignant, AESH, secrétaire de mairie, parent d’élève...). La signature de ces personnes engage leur responsabilité. Elle se réunit avant le 30 septembre qui suit la clôture des comptes . Elle a l'obligation de discrétion et de réserve par rapport aux documents qu’ils étudient.
Oui. L’enseignant peut se faire rembourser, sur présentation d’une facture à l'ordre de la coopérative scolaire et à condition qu’il ait été mandaté par le conseil de coopérative ou le conseil des maitres pour engager cette dépense.
Pour tout paiement, il est impératif de produire un justificatif sous la forme d‘une facture libellée au nom de la coopérative scolaire de l'école qui doit comporter un minimum de renseignements : nature du produit acheté, date, nom du magasin, somme détaillée et mode de paiement. Le ticket de caisse doit rester l’exception.
Non, sans formalisation
Oui, jusqu’à hauteur de 100 euros (plafond conseillé) dans le cadre d'une régie d’avance.
Cette avance nécessite un document écrit attestant de la somme engagée signé par les deux parties (l’enseignant et le mandataire). Cette somme pourra être déposée sur le compte bancaire de l’enseignant, légalement. Il pourra utiliser le moyen de paiement de son choix.
L’enseignant s’engage à rendre tous les justificatifs de dépenses (factures, tickets de caisse libellé au nom de la coopérative scolaire), ainsi que le reliquat de la somme avancée au plus tard avant le 31 aout.
Il peut y avoir plusieurs régies d'avance dans l'année à condition que la précédente ait été soldée et justifiée.
Cette régie d'avance devra être enregistrée dans compta coop.
Non. Les factures doivent être libellées au nom de la coopérative. Elles ne peuvent être libellées ni au nom du mandataire, ni au nom de l’école, ni au nom de la mairie, ni au nom du directeur.